Role

Regra

Regras para a Categoria Congresso Internacional
"Evento promovido por entidades associativas que representam profissionais ou empresas de suas respectivas áreas de atuação, com o objetivo de estudar e discutir temas de seus interesses, podendo haver a formalização das conclusões em documento final." (ABNT NBR 16004:2016).

Nesta categoria, a abrangência pode ser:
    “Mundial - evento itinerante com identidade, divulgação e repercussão mundiais, e participação presencial ou à distância do participante e público final da maioria dos continentes”. (ABNT NBR 16004:2016)
     “Internacional - evento com identidade, divulgação e repercussão internacionais, e participação presencial ou à distância do participante e público final de outros países”. (ABNT NBR 16004:2016)
    “Latino-americano - Evento com identidade, divulgação e repercussão latino-americanas e participação presencial ou à distância de participantes e público final de países latino-americanos.“ (ABNT NBR 16004:2016).

Podem concorrer nesta categoria empresas contratadas pelo Cliente Final para organizar/executar o Congresso: organizadoras de eventos, agências de marketing.
O promotor do Congresso pode incluir seu case na mesma categoria, no segmento Cliente Final do Prêmio Caio.

O perfil de trabalho desta categoria só se enquadra nesta categoria, não podendo ser inscrito em outra categoria.

CAPA

Nome do evento

01 figura ilustrativa

APRESENTAÇÃO

Este é um capítulo contextualizador para os jurados, para que ele possa entender um pouco quem é o concorrente, o evento, perfil e histórico de ambos, etc.
Portfólio do concorrente. Uma descrição sucinta da história do concorrente, mercado de atuação da concorrente, além da descrição das ações desenvolvidas pela empresa no evento. Premiação conquistadas.
Portfólio do cliente final. Uma descrição sucinta da história do cliente final, mercado de atuação do cliente final, suas necessidades e seus objetivos, além da descrição das ações desenvolvidas pela empresa na área de eventos.
Portfólio do Congresso. Uma descrição sucinta do congresso, histórico de edições anteriores, publico alvo, etc.
Comprovação de que se trata de um Congresso Internacional.
Imagens. Sugerimos colocar imagens que contextualizem o capítulo: imagens da sede da concorrente, da equipe de trabalho, de edições anteriores do congresso, etc.

Ficha Técnica do Evento: título, tema, número de participantes, local, data, periodicidade, abrangência, atividades paralelas e entidade promotora; conceito do evento, projeto, desenvolvimento e descritivo completo do produto ou serviço realizado. Sua origem e evolução até o presente.

Somente podem participar Eventos realizados no período determinado no Regulamento do Prêmio Caio.

CONTEÚDO

Este capítulo trata principalmente da fase de projeto do case, antes de sua execução.
Apresentar a proposta (briefing) do cliente, as dificuldades (desafios) do projeto e as soluções desenvolvidas e expor porque o concorrente crê que a organização deste congresso deve vencer nesta categoria.

Conceito e metas, desafios e soluções, estratégia, diferencial, programação do congresso, atividades paralelas e a descrição das ações desenvolvidas.

Material utilizado para divulgação como folders, convites, anúncios, materiais distribuídos, avaliação do congresso por seus participantes, relatório de fechamento, internet veículos de comunicação interna ou externa da empresa, site, entre outros.

APRESENTAÇÃO DE INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS E ESTRATÉGIAS INDICANDO DESAFIOS E SOLUÇÕES

Este capítulo trata da execução do projeto em sí.
O concorrente deve demostrar para os jurados as estratégias adotadas para cumprir o briefing apresentado pelo cliente final no capítulo anterior.
Conceito promocional (mote da campanha), resumo do case, descritivo da ação, situação de mercado/produto/serviço versus objetivo, estratégia da campanha desenvolvida para atender as necessidades do briefing do cliente, canais de comunicação utilizados, resultados do programa e porque o concorrente crê que o congresso deve vencer nesta categoria.

Descrever as proposições e/ou ocorrências relevantes no período pré, durante e pós-programa e expor as estratégias e soluções criadas para que seja avaliado em comparativo o quesito Desafio/Solução versus Execução.

RETORNO SOBRE INVESTIMENTO, GERAÇÃO DE NEGÓCIOS E OUTROS INDICADORES ECONÔMICOS

Este é um capítulo que o concorrente deve demonstrar para os jurados que o briefing inicial do cliente final foi atendido, que as metas e objetivos iniciais sugeridos no briefing foram atingidos, e até superados, demonstrando que além de estratégico e criativo, o case deu retorno em relação ao briefing inicial do cliente.
Comparar com edições anteriores ou a proposta: público, receita, comercialização de patrocínios e espaços. Ocupação hoteleira, participação de turista versus população local, geração de empregos e impostos diretos e indiretos, repercussão na comunidade e na mídia. Relatórios de desempenho e geração de negócios decorrentes do congresso como números significativos gerais, indicadores de turismo (ocupação hoteleira, movimento em bares, restaurantes e casas noturnas, táxis e carros de aluguel, transporte aéreo x terrestre), impacto do evento no PIB local.

Impactos específicos decorrentes do congresso: culturais, esportivos e sociais.

Pesquisa de avaliação de aprovação: turista nacional e internacional – geral e participante em eventos. Mídia espontânea - indicadores de retorno. Pesquisas de satisfação dos diversos stakeholders do congresso e, principalmente, indicadores de sustentabilidade.

VIDEOCASE – A inclusão de um videocase ilustrativo do case é permitida, sendo, porém facultativa. No caso da empresa optar por anexar o referido vídeo à inscrição como um complemento para análise do júri, é recomendável que tenha no máximo 5 minutos de duração, e deve ser postado no  no campo indicado na mascara de edição do case.
 
Tutorial atualizado em 25/02/2024.

Case

Case: FIDI  Feira de Destinos Inteligentes
Nome Candidato: Grupo AIR
Cliente: Cidades do Futuro
Apresentação: A parceria entre FIDI e Air Promo começou em 2023. A mais recente colaboração entre as duas empresas resultou na 1ª edição Presencial da FEIRA INTERNACIONAL DE DESTINOS INTELIGENTES em Curitiba, um evento que atraiu mais de 1000 pessoas. Esta foi a 1ª edição de FIDI que a Air Promo teve o privilégio de planejar e produzir, consolidando ainda mais sua expertise e compromisso com a excelência em eventos de grande porte.

A Feira Internacional de Destinos Inteligentes (FIDI) é um encontro que se propõe a compartilhar experiências e conhecimentos sobre o modelo DTI.
Esta convenção itinerante em que se reúnem profissionais, empresas, líderes, empreendedores inovadores, instituições, estudantes, líderes turísticos, organizações não-governamentais e funcionários públicos de turismo e tecnologia de todo o mundo, é uma oportunidade para divulgar experiências e facilitar relacionamentos com referências e tomadores de decisão nas esferas pública e privada.
É organizado pela empresa Cidades do Futuro, criada pelos membros do Instituto Cidades do Futuro da Argentina, entidade líder na movimentação e implementação do modelo de destino em turismo inteligente na América.

Em sua edição em Curitiba, 1000 participantes da América Latina e da Espanha se uniram para fazer da FIDI um sucesso total.

Conteúdo: O principal desafio foi coordenar as atividades simultâneas em diversos locais da cidade e garantir soluções de acessibilidade para todos os participantes, com um foco especial nas traduções. Em um evento internacional, é essencial assegurar que todas as informações estejam acessíveis a todos, independentemente do país de origem dos participantes.

Durante o evento, foram realizadas atividades em múltiplos locais ao mesmo tempo, incluindo o Memorial de Curitiba, o Teatro Memorial de Curitiba, a Casa Hoffman, a Biblioteca Pública do Paraná, o Teatro Universitário, o Cine Passeio Luz, o Cine Passeio Ritz, a Sala de Cinema Passeio, o Estúdio Valêncio Xavier, a Associação Comercial do Paraná, o Terraço Passeio e o Paço da Liberdade.

Coordenar a logística entre esses espaços, garantir a acessibilidade de informações por meio de traduções eficientes e a integração de todos os envolvidos foi um desafio significativo, mas também uma oportunidade de demonstrar a capacidade de organização e a dedicação em oferecer uma experiência inclusiva e de alta qualidade para todos os participantes.
Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções: Nos três meses que antecederam o evento, uma equipe do Grupo Air dedicou-se integralmente ao projeto, passando por todas as fases do desenvolvimento, desde o planejamento estrutural até a execução final. Durante o mês imediatamente anterior ao evento, intensificamos nossos esforços com a contratação de fornecedores, o desenvolvimento de peças de comunicação visual e o atendimento a expositores e participantes.

Na fase de montagem do evento, mobilizamos cerca de 100 colaboradores, além de uma equipe de prestadores de serviços terceirizados, para garantir que cada detalhe fosse realizado com precisão e que a experiência dos participantes fosse verdadeiramente excepcional.

Nesta edição, implementamos uma série de soluções inovadoras para garantir uma experiência inclusiva e acessível para todos os participantes. Contamos com mais de 7 recepcionistas bilíngues para receber os convidados internacionais, e oferecemos tradução simultânea em todos os espaços por meio de um aplicativo desenvolvido pelo cliente. Nossa função foi captar o áudio e enviá-lo para o aplicativo, que realizava a tradução automática para português e espanhol via celular. Além disso, colocamos QR Codes em todos os auditórios, direcionando os participantes para o aplicativo de tradução e facilitando o acesso às informações em tempo real.

Este esforço conjunto e as soluções implementadas foram fundamentais para o sucesso do evento, refletindo nosso compromisso com a qualidade e a inclusão, e assegurando uma experiência memorável para todos os envolvidos.
Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos: A FIDI é um evento internacional que visa compartilhar experiências e conhecimentos sobre o modelo de Destino Inteligente (DTI), reunindo um vasto grupo de participantes. Organizado pela empresa Cidades do Futuro, criada pelos membros do Instituto Cidades do Futuro da Argentina, ela se destaca como uma plataforma para a troca de ideias e a promoção de inovações no setor de turismo inteligente.

Esta edição da FIDI teve um sucesso notável com 927 ingressos emitidos e a presença de 110 instituições, representando 30 de Curitiba, 37 de outras regiões do Brasil, 28 da América Latina e 15 internacionais. Durante o evento, 154 palestrantes compartilharam suas experiências e conhecimentos, enquanto o público explorou 10 circuitos temáticos, visitou 14 auditórios e interagiu com 33 estações de temas inovadores. Ao final da feira, 182 projetos foram selecionados para o Prêmio Ibero-Americano de DTI, refletindo a qualidade das inovações e consolidando Curitiba como um centro global de turismo inteligente.